¿Qué es una Addenda y para qué sirve?
Una manera de tener a las empresas conectadas entre sí, tomando en cuenta la parte de cliente y la de proveedor son las Addendas. Como parte de la Factura Electrónica, hay un nodo que permite a los contribuyentes poder integrar información que no es de origen fiscal pero podría ser utilizado con ese fin.
Estos datos son de gran importancia en lo comercial y pueden incluir: la clave del proveedor, claves de productos, códigos de barras, números de orden de compra, números de serie de los productos, sucursales, lugares de entrega, etcétera.
La Addenda permite integrar más información en el formato electrónico dentro del Comprobante Fiscal Digital, esto ayuda a que los formatos y la información adicional no sean paralelos. Las Addendas se acuerdan entre ambas partes para poder intercambiar datos necesarios.
Por medio de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) a través del rubro III.C del anexo 20, el SAT explica la manera en la que las addendas pueden ser utilizadas: si no es de carácter fiscal, existen ciertas reglas dentro del documento para que de esta manera, se garantice su debida integración.
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Para poder incorporar una Addenda en la Factura Electrónica (CFDI), es necesario que la información que contenga, siga el formato del contribuyente, también que se genere un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en el estándar y que sea agregada la addenda como información extra después de que el servicio de certificación del proveedor autorizado (PAC) haya sido exitoso.
La incorporación de la addenda a un comprobante sirve para que sea automático los procesos y ahorrar costos de su operación, de esta manera se convierten en eficientes y competitivas. Las addendas se consideran como una de las mejores opciones entre Cliente y Proveedor.
Actualmente la factura electrónica es vista como una obligación fiscal, como una oportunidad de mejora para las empresas y con máxima optimización haciendo casos exitosos que han sido desarrollados en distintas industrias, de manera general, es una ventaja para el medio ambiente pues como es de manera electrónica reduce el uso de papel. En el caso de las industrias de autoservicio, les ha favorecido no solo en la eliminación del papel, sino para poder almacenar cientos de recibos, remisiones, etc. Pero eso sí, se debe de seguir conservando la información para que la Addenda tenga todos los elementos necesarios y sea capaz de autorizar o rechazar un pago, un crédito y administración del mismo negocio.
Las addendas nos permiten adjuntar mucha información requerida y se pueden utilizar archivos como Word, Excel y otras herramientas que puedan soportar el pago de las facturas. Al complementar con la información previa, se tiene la evidencia de un movimiento en tan solo un lugar.
Para poder difundir adecuadamente las Addendas, es necesario cumplir ciertas características:
- La información solicitada debe de ser suficiente en los campos establecidos
- Debe de haber ayuda en el portal
- El proveedor debe de ser quien incluya sus datos
- Debe de haber información específica de las compras o servicios de esta manera evitando que se duplique la información en el portal
- Deben de implementarse acuses de recibo
- Se debe de explicar claramente la comunicación que se estará usando, así como los medios de envíos y recepción.
Si sigues las recomendaciones anteriores, será muy fácil tener un proceso de recepción y facturación bien estructurado, las addendas nos sirven para poder disminuir costos y tiempos en la implementación de la misma y así se evita un diferimiento de su utilización.
¿Por qué tu empresa necesita añadirla en sus facturas?
Si añades una addenda a tus facturas electrónicas, vas a evitar que soliciten información adicional sobre la adquisición de determinado producto o servicios. Si desde que estás expidiendo la factura, das la información de tus clientes y tu empresa, ahorrarás mucho tiempo y habrá un control mejorado.
¿Qué información contiene una Addenda?
Las Addendas tienen información comercial, operativa o de logística:
1.- Comercial: Este tipo abarca datos como el RFC, el nombre de la empresa, correo electrónico, tipo de productos, la cantidad, dimensión, forma y condiciones de pago.
2.- Operativa: Aquí se da la información acerca de los productos, tales como la cantidad de productos, número de lote, tipo de almacenaje, etc.
3.- Logística: Se pone específicamente cómo han sido enviado los productos, la fecha, el tipo de transporte, de embalaje, la ruta que tendrá, etc.
Este artículo es informativo y no sustituye asesoría jurídica, fiscal o especializada en materia de cumplimiento. Consulte siempre las disposiciones vigentes.
