¿ Cómo calcular el pago de kilometraje en México?

A continuación te hablaremos de los gastos de kilometraje para que puedas entender un poco más de lo que se trata. Adicionalmente te hablaremos del cálculo del pago de kilometraje en México, utilizando una herramienta muy conocida.

¿Qué son los gastos de kilometraje?

Los gastos de kilometraje se refiere al término para reembolsar aquellos gastos que tienen relación a un vehículo particular de un trabajador, siempre y cuando se utilice con fines laborales. Este gasto no solo se debe cubrir el costo del combustible, sino que debe  integrar el desgaste del auto y los seguros del vehículo.

Cabe resaltar que no hay un monto fijo en cuanto a los gastos de kilometraje pues influyen muchos factores pero los gastos se deben gestionar para poder tener beneficios, aumentar la eficacia de la organización, ahorrar tiempo etc.

¿Qué incluyen los gastos de kilometraje?

Como mencionamos anteriormente, el kilometraje sirve para  poder cubrir el uso y gasto que un auto consume con la condición de que uso sea profesional y que pertenezca a un trabajador.

Estos son algunos gastos que se deben tomar en cuenta en el kilometraje:

• Combustible: Es el mayor gasto a realizar
• Seguro del vehículo del trabajador: Es necesario cubrir el costo proporcional de lo que valga el seguro, pues adicionalmente es necesario si llega a ocurrir algún accidente.
• Desgaste y averías del vehículo: Es decir, las llantas, el aceite y cualquier pieza mecánica que se deterioran
• Impuestos por circulación y matriculación

¿Cuáles gastos no se incluyen en el kilometraje?

Estos son algunos castos que no se cubren:

• Multas del conductor. Éstas pueden incluir las multas de tráfico o por estacionamiento. Las multas deben ser cubiertas por el colaborador.

• Peajes. Este costo no está incluido pero la organización a veces debe reembolsarlos. Todo depende de que el trabajador tenga que plasmar en su planilla de gastos, según cada política de las empresas
• Recibos de estacionamiento. Semejante al caso anterior, los tickets de estacionamiento no son integrados a los gastos pero se debe realizar un informe de gastos de acuerdo a las políticas empresariales.

¿Cómo gestionar los gastos de kilometraje?

Cada empresa se rige por un método diferente pues utilizan los que más les conviene de acuerdo a sus necesidades. Estos son sus principales prototipos: 

• Modelo fijo: Se debe establecer un monto para poder financiar los gastos. Con este prototipo, la empresa no tiene un buen control de pagos pero como ventaja, hay menos trabajo y  el cálculo en las hojas de control de gastos.
• Justificación de cada uno de los costos: En este prototipo, los colaboradores deben justificar los gastos realizados por medio de facturar. Al momento de ser entregados al área correspondiente, es reembolsado entre 0 a 30 días.
• Modelo combinado: Este prototipo es la combinación de los 2 modelos anteriores. 

¿Cómo calcular el kilometraje?

Al momento de querer calcular el kilometraje, se realiza con el fin de controlar el combustible a utilizar por lo que se puede hacer el calculo en Excel en donde se debe incluir  los litros de gasoil o gasolina que hemos repostado y el precio por litro al momento de ir a la gasolinera.

Un tip es que puedes ir conociendo y comprobando esta información en el ticket entregado por la gasolinera, pues ahí se encuentra el número de kilómetros que habías recorrido y el costo de gasolina por kilómetro. Cada dato debe ser incorporado en una columna de Excel, y puedes incluir otros datos importantes como la fecha, el total de kilómetros del coche, el coste del kilómetro o el precio.

Con los datos anteriormente mencionado, es posible conocer el costo del viaje de acuerdo a los kilómetros recorridos. Es tan fácil como dividir los litros que fueron utilizados entre los kilómetros recorridos y al resultado, multiplicarlo por 10. Obviamente no es una cifra exacta pero si se aproxima.  

Otra manera de poder calcular el kilometraje con Excel es por medio de Google Maps. Quizá no le habías dado la importancia pero adicionalmente de que sea una herramienta de orientación.  existe una API de Google Maps que podemos utilizar en el editor de VBA de Excel. Solo se debe copiar la macro y utilizar una fórmula similar a =DRIVINGDISTANCE(A2,B2), donde en la celda A2 tendremos el punto de partidos y en B2 el de destino para que Excel calcula automáticamente la distancia entre ambos puntos.

Recuerda que es muy importante tener en cuenta el pago de kilometraje por lo que realizar un cálculo previo, te ayudará a conocer de manera aproximada los costos a pagar.

Este artículo es informativo y no sustituye asesoría jurídica, fiscal o especializada en materia de cumplimiento. Consulte siempre las disposiciones vigentes.